«Как заиметь красивую ОПУ» или что такое P&L-отчёт и с чем его едят?

Profit and loss report (P&L) или отчёт о прибылях и убытках (сокращённо ОПУ) – один из важнейших инструментов контроля и управления для руководства и собственников предприятия HoReCa.

Этот отчёт отвечает на вопрос «сколько мы заработали и потратили за определённый период времени?».

Для получения ответа необходимо учесть и отразить в табличном виде абсолютно все доходы и расходы, произведённые в отчётном периоде. Для получения максимальной отдачи от P&L его необходимо делать и анализировать ежемесячно.

Важно учитывать, что P&L – это не бухгалтерская отчётность, тут применяется метод начислений, то есть, выручка отражается в дату её начисления в системе автоматизации, а не в дату реального поступления денег на расчётный счёт. Иногда разрыв между начислением и поступлением может достигать месяца или даже больше, если расчёты проводятся по постоплатному методу и оплата производится контрагентом периодически в определенный срок, например, раз в месяц или квартал (при работе в секторе B2B это распространённое явление, к примеру, при оказании услуг корпоративного питания или реализации подарочных сертификатов на ваши услуги сторонними организациями).

Бухгалтерия применяет кассовый метод, при котором учитывается фактическая дата операции, т.е. дату, когда деньги реально пришли или ушли со счета. Этот метод применяется также для построения отчета о движении денежных средств, позволяющих контролировать именно живые деньги, а не расчётную прибыль или прочие показатели.

Возникает вопрос – зачем нам тогда вообще нужен P&L? Зачем плодить отчётность, когда бухгалтер и так всё в своих проводках и таблицах отразит? Какой в этом смысл?

P&L нужен для того, чтобы управлять бизнесом, его рентабельностью и эффективностью. Бухгалтер не анализирует данные, которые обрабатывает, его/её задача вовремя и правильно отчитаться перед государством, а собственник бухгалтеру что называется «до звезды». Анализ данных, планирование будущего, управление показателями – это работа грамотного финансиста или управляющего, прокачанного в финансовых вопросах. Поэтому попытки поручить бухгалтеру работу по ведению управленческих отчётов – это нереальная задача. Дело в том, что бухгалтер мыслит понятиями «амортизация» и «кассовый метод» (ну, и ещё парой сотен разных бухгалтерских «фишек»), что неприемлемо для «управленки» по определению.

Читайте также: Как применять косткиллинг в работе с персоналом?

Итак, давайте разберём, из чего же состоит правильный P&L.

Доходы мы вносим в верхней части отчёта, максимально детализируя источник их поступления. То есть, если в вашем ресторане проводятся завтраки, ланчи и удины, то это три разных источника поступления денег и они должны быть отражены отдельно. Это делается для того, чтобы проанализировать средний чек по каждому сервисному периоду в отдельности, а также изучить динамику посещаемости каждого вида питания. Чем большая и точная детализация будет достигнута – тем больше у вас будет возможностей для анализа важных показателей и тем легче вам будет отслеживать влияние принимаемых решений и вводимых новшеств на выручку. Если же вы возьмете общую выручку за день и разделите на общее количество гостей за этот же день – вы получите среднюю температуру по больнице, не ответив ни на один вопрос, кроме абстрактного «а какой у нас средний чек?». Повторюсь: нас с вами интересует средний чек по каждому виду обслуживания и каждому направлению деятельности – по доставке отдельно, по банкетам отдельно, по бизнес-ланчам отдельно и т.д.

Расходы вносятся ниже доходов со знаком минус. Глубокая детализация расходов крайне важна, она позволит вам не просто констатировать факт наличия тех или иных затрат, но и анализировать их величину в динамике, видеть их колебания с течением времени и управлять их поведением и размерами в дальнейшем.

Расходы бывают постоянные и переменные, если в двух словах. Постоянные – это расходы, которые не зависят от вашей выручки – аренда, периодические платежи (интернет, ТВ, абонентское обслуживание, дезинсекция и т.п.), обслуживание заёмных средств, ФОТ администрации и т.п. Переменные – это те расходы, величина которых зависит от посещаемости и выручки – ФОТ (есть минимум, ниже которого даже пустой ресторан упасть не может), затраты на материальную себестоимость (продукты и напитки), расходники, налоги, коммуналка (при оплате по счётчикам) и т.п.

Каждую из этих категорий необходимо изучать под микроскопом, по крайней мере, на первых этапах внедрения P&L, для того, чтобы проанализировать необходимость несения подобных расходов и оценить адекватность их размера в рублях или процентах от выручки.

И вот сейчас на первый план выходит наличие полной отчётности за предыдущие периоды, хотя бы за год, а идеале – за три предыдущих года.

Анализ доходов и расходов в ретроспективе и в динамике – это мощная основа для понимания происходящих в бизнесе глубинных процессов. Думаю, что не открою Америку, если скажу, что каждое решение менеджмента или собственника всегда имеет эффект на выручку. И для того, чтобы оценить, положительный или отрицательный был эффект, необходимо изучать изменения в соответствующих разделах P&L-отчёта.

К примеру, решение перейти на менее квалифицированную (и более дешевую) рабочую силу снизит выручку ресторана, так как произойдёт отток гостей, несогласных с ухудшением качества сервиса. Или удешевление расходных материалов может также привести к снижению посещаемости и выручки. С другой стороны, переход на более дорогую посуду и столовые приборы может привести к росту посещаемости и выручки, сделав ваше заведение более премиальным в глазах гостей, и они будут больше тратить и чаще приходить, а вы сможете подкорректировать цену в сторону увеличения.

Примеров можно привести миллион, и каждый из них будет говорить о том, что любое, даже незначительное изменение, всегда будет иметь какой-либо эффект.

Смена руководства и линейного персонала, проблемы с финансами или любые другие внутренние потрясения в ресторане всегда будут иметь влияние на гостей и их поведение. Если внутри не всё хорошо, выручка тоже будет страдать.

Работа с P&L поможет всё это увидеть, понять и принять меры по улучшению. Более того, чем больше вы будете знать, тем больше вероятность того, что вы сможете предвидеть будущее. Да-да, будете ванговать, как те или иные изменения или инициативы отразятся на финансовых показателях вашего предприятия. Это приходит с опытом и очень помогает избегать заведомо убыточных решений и телодвижений. И самым сложным в этом случае становится убедительно донести свою точку зрения до лиц, принимающих решения. Подводя итог, ещё раз повторим: P&L – это отчёт, в котором мы ежемесячно детализируем доходы и расходы ресторана, анализируем их и принимаем решения о дальнейших действиях. Это ключ к управлению рентабельностью. Этим нужно заниматься регулярно и вдумчиво.