Система мотивации для управляющего на основе KPI

Повышение эффективности сотрудников…… Повышение осознанности сотрудников…… наверное, за последнее время  эти фразы чаще всего звучат на профессиональных форумах и в запросах от владельцев и топ-менеджеров. Система мотивации для управляющего на основе KPI — в чем суть?

KPI (key performance indicators – ключевые индикаторы исполнения) – определение ключевых показателей, по которым измеряется эффек­тивность работы сотрудников.

KPI – это система периодической оценки работы руководителей, главная за­дача которой — анализ соответствия проделанной ими  работы поставленным целям.

То есть для начала необходимо определить цели и критерии их оценки!

Этапы формирования программы мотивации на основе KPI для управляющего

1. Цели программы – необходимо указать, какие цели вы хотите достичь.
2. Ключевые показатели. Ключевых показателей не может быть много, в классической системе оптимальным считается 2-5 показателей.

 Если у вас много задач и  все  важные, значит, они все не важны!  

Показателей эффективности – в моей картине мира – 2 основных показателя, выручка и прибыль кафе/ресторана (или рентабельность – соотношение прибыли к выручке в % = прибыль/выручка*100%).  В первом случае (выручка)  – это индикатор удовлетворенности гостей, во втором (прибыль или рентабельность) – удовлетворенности акционеров. Ключевых показателей  может быть больше, например, текучесть кадров, удовлетворенность гостей, наполняемость чека (количество блюд в одном чеке) и так далее. На мой взгляд, если у вас стоит краткосрочная задача по решению какой-либо проблемы, вы можете ее поставить в KPI на 1-2 квартала, но глобально все эти тактические задачи так или иначе влияют на выручку и прибыль (рентабельность), то есть они  находятся внутри 2х основных показателей эффективности. Если у вас высокая текучесть кадров, у вас может снижаться выручка (необученные официанты), повышаться food-cost (необученные повара)

3. Оценочный период. Период мотивационной программы должен быть не менее 3х месяцев, потому что любое управленческое решение не приносит мгновенного результата,  необходимо время  для реализации  тех или иных действий и оценки полученных результатов от этих действий
4. Правила и порядок начисления. Необходимо прописать порядок начисления от выполнения плановых показателей
5. Плановые показатели. Чтобы поставить планы по этим 2м показателям, необходимо годовое/квартальное/ежемесячное планирование деятельности заведения, планирование доходов, расходов и прибыли/рентабельности. Необходим анализ текущей ситуации: динамики к аналогичному периоду прошлого года и динамики за предыдущие 3-4 месяца текущего года
6. Подведение итогов. Подводить итоги необходимо ежемесячно (план/факт, что получилось, что не получилось), чтобы иметь возможность достигнуть целей за квартал. Но начисление бонусов должно происходить так, как написано в вашей программе, например, 1 раз в квартал

Если у вас более одного кафе/ресторана, проводите круглые столы по завершении периода, чтобы руководители могли делиться опытом и перенимать его друг у друга.

Поиск управляющего в ресторан в кадровом агентстве RABOTARESTORAN

ПРИМЕР № 1  МОТИВАЦИОННОЙ ПРОГРАММЫ  НА ОСНОВЕ KPI

1. Цель программы

— Ориентация управляющего на увеличение прибыли от деятельности ресторана, на повышение качества предоставляемых услуг и улучшение имиджа ресторана

— Развитие и поддержание на высоком уровне управленческих качеств и профессионализма управляющего и шеф-повара ресторана

2. Ключевые показатели: выручка за квартал (рубли); рентабельность (%) за квартал
3. Оценочный период – квартал
4. Порядок начисления

Цели	Ключевые показатели эффективности (KPI)	Вес, %	План	Факт	Результат, %
1.       Увеличение выручки	Выполнение плана по объему продаж:— выручка ресторана	40	П1	Ф1	Р1
2.       Рентабельность бизнеса	Выполнение плана по прибыли:— прибыль ресторана	60	П2	Ф2	Р2
Общий итог:	100			Робщ.

Для   ресторана на основе статистики установлено плановое значение (Пn) каждого показателя эффективности работы управляющего 3 месяца. По истечении 3-х месяцев плановое значение (Пn) сравнивается с фактически достигнутым (Фn), и по формуле определяется показатель эффективности работы управляющего (Рn):

а)        для показателей № 1, 2  (эти показатели связаны прямой связью с достижением цели):

                Фn

Рn = ——— х вес, %

                Пn

б) Общий показатель эффективности работы управляющего и шеф-повара  вычисляется по формуле:

                 2

Робщ. = S Рn

                n=1

По общему показателю эффективности определяется уровень надбавки к должностному окладу управляющего

Значения показателя эффективности Робщ., %	90	95	100	105	110 и более
Уровень надбавки, % от должностного оклада	40	65	90	115	120

5. Плановые показатели на 2 квартал 2021
6. Результаты на квартал (подведение итогов)

Значения показателя эффективности Робщ., %	90	95	100	105	110 и более
Уровень надбавки, % от должностного оклада	40	65	90	115	120
Фактическое выполнение за 2 квартал 2021 %
Уровень надбавки, % от должностного оклада управляющего

Важно! Руководителям важна оценка их работы, а не только денежная премия за достигнутые результаты.

Пояснения к программе:

1. Зеленым выделен вес каждого из показателей, Вы можете присвоить любой вес – 50/50, 30/70 или любой другой, в зависимости от целей.  В приведенном примере вес рентабельности больше, чем вес выручки (60% и 40% соответственно), то есть ориентация больше на прибыль, чем на выручку, что и написано в целях программы
2. Начисление премии «привязано» к должностному окладу (фиксированной части заработной платы), потому размер оклада зависит от компетенций, профессионализма руководителя. И конкретно в этой компании есть система грейдирования, то есть изменение оклада в зависимости от компетенций руководителя. Вы можете поставить в своей программе не проценты от фиксированного оклада, а конкретные суммы за достижение каждого из результатов
3. Уровень надбавки имеет шкалу, то есть при выполнении плана от 90% премия управляющего составит 40% от оклада

Плюсы  варианта № 1.

1. Показатель рентабельности – в идеальной финансовой модели он 25% до налогообложения, то есть руководитель ориентирован на четкое отслеживание всех статей затрат пропорционально выручке
2. Данный вариант гибкий по степени выполнения плановых показателей, условия начисления премии имеют шкалу и возможность получить премию до 40 до 120 процентов от своего оклада за квартал в зависимости от выполнения или перевыполнения плановых показателей

Минусы варианта № 1.

1. Сложность выставления плановых показателей и их достижения, если вы имеете отрицательную динамику в текущем периоде. Например, по сравнению с прошлым годом ваша динамика минус 5% по выручке и минус 5% по прибыли.  Это значит, что плановые показатели вам придется поставить гораздо больше текущей динамики.  Потому что мотивационная программа начинается при выполнении плана от 90%. Если вы примете за константу вашу отрицательную динамику и не будете повышать плановые показатели, может получиться так, что акционеры получат  прибыли меньше прошлого года, при этом руководители за это получат премию
2. Фиксированная часть заработной платы в этом варианте должны быть не ниже средней, а лучше выше средней по рынку. Иначе вы просто не подберете руководителей с необходимыми компетенциями и уровнем профессионализма
3. Рентабельность – объективный показатель, но не всегда самый наилучший для мотивационных программ. Например, рентабельность 25% — это отлично, но в абсолютном значении это может быть всего 500 тыс руб. А например, 1 млн руб. может получиться от рентабельности 18%. На это влияют не только затраты, которыми управляют руководители, но и аренда, и управленческие зарплаты управляющей компании или балансовые налоги, другие затраты, на которые управляющий  не влияет, потому что не принимает решений по ним

РЕЗЮМЕ. Эта программа рассчитана на  стабильные компании, имеющие большой объем статистических данных  минимум за 2-3 года, обладающие высоко квалифицированными руководителями

Читайте также: «Как заиметь красивую ОПУ» или что такое P&L-отчет и с чем его едят?

         ПРИМЕР № 2.  МОТИВАЦИОННОЙ ПРОГРАММЫ НА ОСНОВЕ KPI

1. Цель программы

— Повышение удовлетворенности гостей

-Увеличение прибыли компании

2. Ключевые показатели: выручка за квартал (рубли) и прибыль за квартал (рубли)
3. Оценочный период: квартал
4. Порядок начисления

Составляющие части квартальной  премии (2 показателя)	Размер выплатыот фиксированной части (ежемесячной зарплаты)	Условия выплаты
Показатель 1Выполнение плана по прибыли за квартал	50 %	Выполнение плана по прибыли за квартал на 100% и выше.
Показатель 2.Выполнение плана по выручке  за квартал	50 %	Выполнение плана по выручке за квартал на 100% и выше.

5. Плановые показатели на 2 квартал 2021
6. Результаты на квартал (подведение итогов)

            Пояснения к программе:

1. Зеленым выделен вес каждого показателя, выручка и прибыль имеют одинаковый вес для начисления премии, по 50% от оклада. Вы можете поставить свои значения, в зависимости от целей
2. В программе при выполнении каждого  из показателей за квартал,   начисляется премия  управляющему. Например, если они выполнят только план по выручке или только план по прибыли, премия каждого составит по 50% от фиксированной части оплаты труда.  Если выполнят оба показателя, то размер  премии составит 100% от оклада. Эти условия можно изменить, например, необходимым условием для начисления премии будет являться выполнение плана по прибыли. Если план по прибыли не выполнен, то премия не начисляется ни по одному из показателей
3. В программе можно изменить условие, если вы замените проценты от оклада на конкретные суммы премии за выполнение каждого показателя

Плюсы варианта № 2

1. Программа гораздо проще для понимания сотрудниками.
2. Плановые показатели могут менее жесткими и амбициозными, то есть более достижимыми, что важно, если вы  вводите мотивационную программу впервые
3. Для установления плановых показателей не нужен большой объем статистических данных за несколько предыдущих лет, тем не менее нужны показатели прошлого года (если они есть) и обязательно динамика текущего года и показатели последних 3-6 месяцев

Минусы варианта № 2

Из основных минусов я считаю, что в программе нет динамики, «выполнил/не выполнил» – основной критерий. Нет возможности заработать  еще больше руководителю, если он перевыполняет план существенно.

Этот минус можно убрать, предложив одновременно годовую программу мотивации для управляющего, поставив годовые показатели по выручке и прибыли. Это дает стимул для повышения эффективности не только в рамках квартала, но и на весь год.

РЕЗЮМЕ.  Вариант № 2 проще, понятнее и быстро реализуем. Вы можете добавить в нее дополнительные критерии, например, NPS (индекс потребительской лояльности) или показатель затрат на персонал, или затраты на продукты, либо любой другой показатель – проблему или задачу, которую необходимо решить быстро (за 3-4 месяца).

Вакансии для управляющих в нашем инстаграме

1. Важно, чтобы показателей не было больше 5 одновременно, иначе «размывается» фокус.
2. Второе главное, вы должны понимать, критерии, которые вы ставите должны быть измеримы, объективно измеримы, то есть сначала вы должны определить, как будете измерять этот критерий (достигли или не достигли поставленной цели).
3. Третье – основная часть показателей так или иначе влияют на выручку или на прибыль. Поэтому, если, например, добавляете критерий затраты на персонал, то этот критерий будет помогать выполнять план по прибыли (или по выручке, если вы открываете новый сервис/услугу). В план может быть поставлена новая услуга, как критерий. Например, запустить проект доставки. Но после того, как запустите ее, снова нужны плановые измеримые показатели: по охвату района/города/региона, по выручке, по количеству клиентов и тд.
4. Мотивационные программы можно и нужно корректировать! Важное правило, корректировать можно только на новый период. Если вы начинаете корректировки в действующем периоде, то серьезно подрываете доверие к этой программе. НЕЛЬЗЯ МЕНЯТЬ ПРАВИЛА ИГРЫ ВО ВРЕМЯ САМОЙ ИГРЫ

Суть мотивационных программ – это система, нацеленная на создание внутреннего стимула к эффективной и результативной работе.

Создание мотивационных программ – не только коммерческий, но и творческий процесс, который должен учитывать не только проблемы и задачи бизнеса, но и человеческий фактор, то есть личности, которые будут в нем участвовать. Именно поэтому в 2х  примерах программ основная база для начисления бонусов – фиксированная часть заработной платы. Вам важно, чтобы сотрудники не только  выполняли финансовые показатели, но повышали свои компетенции.